en-Las Reuniones, ¿sabes lo que pueden hacer por ti?

Seguro que has asistido a algún tipo de reunión alguna vez. Las reuniones tienen un propósito y ofrecen la oportunidad de conocer a otras personas, compartir información, planear proyectos, tomar decisiones, etc.

Como hemos visto, en el post sobre la importancia de la comunicación efectiva en la empresa, es importante seleccionar el medio de comunicación y canal que sea más apropiado para tu propósito y contexto.

Las diferentes formas de comunicación y el canal o los medios utilizados se pueden clasificar según su capacidad para transmitir información y permitir la interacción.

Por una parte, tenemos los llamados "medios de comunicación ricos", que pueden transmitir información verbal, pero también señales no verbales como el lenguaje corporal, el tono de voz, las emociones y los detalles contextuales. La información se puede intercambiar rápidamente y los participantes pueden conocer la "presencia personal" de los demás, pero puede que no haya un registro de lo que se dice.

Usamos medios de comunicación ricos cuando elegimos las reuniones presenciales, las conferencias ya sean presenciales o a través de la web, las conferencias telefónicas o videollamadas, las presentaciones orales, los mensajes instantáneos, las discusiones o comentarios online (como en fórums, redes, etc.) y como no, a través de los correos electrónicos. 

De un mismo modo tenemos los llamados "redes lean" o medios en los que apoyarse (medios lean). Usamos este tipo de medios lean cuando hacemos un artículo, anuncio, o damos una charla sobre algo grabado en la red. También cuando hacemos informes o proposiciones, hojas de cálculo, y otro tipo de informes (como posters, correos masivos, boletines informativos, etc.). A través de este tipo de medios no obtenemos feedback, no podemos adaptarlo a nuestra audiencia y sin señales no verbales, en definitiva, una comunicación indirecta.

Según el tipo de medio que utilices, ya sea más directo o indirecto, comprenderán una cantidad más o menos limitada de información visual. 

Cuando tratamos un asusto por teléfono, que sin duda es el medio más habitual y cercano de mantener contacto con tus clientes, es adecuado reforzar esa comunicación con un correo electrónico, ya que si estamos tratando un nuevo asunto, la información en una llamada no la retenemos al 100%. Si quieres asegurarte de que reciban tu información, refuerza esa comunicación con un correo electrónico u otro documento por escrito.

Si sólo envías ese correo, por otro lado, la falta de señales visuales, lenguaje corporal y tono de voz dificultaría o imposibilitaría transmitir significados sutiles y podrían causar confusión y malentendidos.

Si has escrito un informe u otro documento formal, es posible que te haya resultado difícil conectar con tu lector, ya que transmitir el "lado humano" del escritor (utilizado para generar confianza y fortalecer las relaciones) es difícil en estos documentos, aunque muy útil ya que refuerza las comunicaciones o información que queremos transmitir. 

Cuando una situación es muy compleja, los medios más ricos (cara a cara, teléfono o videoconferencia) pueden complementar los medios más ágiles, como la tecnología de correo electrónico y los documentos escritos.

Piensa en una o dos tareas que has tenido que realizar (ya sean en el trabajo o con un cliente) al tratar con una organización, y el medio o los medios con los que solías hacerlo.

Considera hasta qué punto los medios que usas habitualmente te han ayudado de una manera más efectiva.

Ahora que tienes más información sobre los factores que contribuyen a elegir el medio o los medios más adecuados para tu comunicación (audiencia, objetivo, contexto y claridad), vamos a ver cómo las reuniones son uno de los medios de comunicación más ricos que tienes a tu disposición.

A las reuniones tenemos que dedicarles tiempo, y todos sabemos que el tiempo es esencial en todos los aspectos de la vida, por ello, es esencial obtener el máximo valor de cualquier reunión en la que participemos.

REUNIONES PRESENCIALES

Si trabajas para una empresa, es muy probable que tengas que asistir a reuniones presenciales, son esenciales para mantener una comunicación dentro de tu empresa. 

Al igual que todas las otras formas de comunicación empresarial, las reuniones tienen un propósito: son oportunidades para reunirse con colegas, gerentes, clientes y socios comerciales para intercambiar ideas, compartir información, planificar proyectos o tomar decisiones.

Si bien dentro de tu empresa puedes tener la oportunidad de reunirte informalmente, ya sea individualmente o en pequeños grupos en una oficina, en la cafetería,... la mayoría de las reuniones son eventos organizados formalmente, que siguen una agenda y son facilitados por una persona responsable de cada departamento.

Algunas reuniones pueden tener más de un propósito, por ejemplo, compartir información y tomar una decisión sobre un nuevo producto o acción en tu empresa.

La mayoría de las reuniones se pueden clasificar en cuatro categorías principales, que recomiendo sean parte de tu agenda en tu empresa:

• Las reuniones de equipo son muy importantes, tienden a ser cortas, regulares y mayormente informales. Su objetivo es informar el progreso, identificar cualquier desafío y alinear los objetivos y recursos del equipo. El responsable del equipo dirigirá la reunión y actuará como presidente, asegurando que cubra todos los temas relevantes y la información intercambiada. Las agendas pueden ser estándar para cada reunión. Sin embargo, la reunión debe dar lugar a acciones claras, lo mejor es planificar de antemano el tema de la reunión y puntos a discutir para agilizarlas.
• Reuniones Informativas, como su propio nombre indica son para compartir información, como datos financieros u operativos. La información generalmente se comparte a través de una o más presentaciones orales respaldadas por imágenes (PowerPoint, videos, etc.) y seguidas de sesiones de preguntas y respuestas, es importante el feedback dentro de tu organización. Los participantes pueden ser altos directivos y miembros de diferentes departamentos. Cuanta más comunicación interna tengas en tu empresa mejor irá todo.
• Las reuniones de lluvia de ideas (Brainstorming), estas son geniales para generar nuevos proyectos o maneras de realizar cualquier cambio en tu empresa, generalmente se llevan a cabo cuando es necesario explorar nuevas oportunidades, encontrar soluciones a un problema o al planificar la innovación. El objetivo es generar una gran cantidad de ideas desde una variedad de perspectivas diferentes, cuanta más gente mejor (involucra al equipo y conseguirás más resultados). Una vez tienes las ideas, se recopilan, discuten y evalúan, pero los participantes no tienen como objetivo llegar a una decisión, es la dirección del proyecto quien decide, pero al haber hecho partícipes al resto del equipo, creas vínculos de equipo, que son muy importantes dentro de la comunicación interna.
• Las reuniones de toma de decisiones son para tomar decisiones importantes. Los procesos clave pueden incluir una lluvia de ideas, compartir información, evaluar opciones y votar.

CÓMO LOGRAR QUE UNA REUNIÓN SEA UN ÉXITO

En las reuniones gastamos mucho tiempo y energía. Si son muy largas, desenfocadas y mal organizadas, pierdes tiempo que podrías usar para llevar a cabo tareas más productivas.

Para lograr una reunión exitosa tendremos que realizar los siguientes pasos:

• PREPÁRALA CON ANTELACIÓN.

Los participantes deben ser informados con suficiente anticipación del objetivo, la agenda y la fecha de la reunión. Se espera que los participantes lean cualquier documento distribuido con anticipación y estén listos para tomar un rol activo en la reunión sin ser demasiado dominantes o perjudiciales.

• TEN UN OBJETIVO CLARO

Este objetivo debe ser compartido con todos los participantes mucho antes de la reunión. La falta de propósito lleva a los participantes a hacer contribuciones irrelevantes y perder la dirección. Las reuniones que carecen de foco pierden tiempo y energía. Después de una reunión efectiva, los participantes deben sentir que han logrado el objetivo de la reunión y saber cuáles serán los próximos pasos y quién es responsable de ellos.

• QUE TENGA UNA ESTRUCTURA CLARA

Dependiendo de su objetivo, las reuniones tienen una estructura que establece todos los temas que se tratarán y las acciones que deberán tomarse. Esta estructura, junto con detalles sobre la hora y el lugar de la reunión, generalmente se proporcionan en una agenda, un documento que se distribuye antes de la reunión.

• HAZ UN USO EFECTIVO DEL TIEMPO

Las reuniones efectivas comienzan y terminan en los horarios acordados. También se debe asignar tiempo a cada elemento de la agenda. Las reuniones excesivas demuestran una planificación ineficaz y la incapacidad del presidente para administrar el tiempo y los recursos disponibles.

• QUE HAYA PARTICIPACIÓN

Las reuniones brindan la oportunidad de aprovechar las muchas perspectivas aportadas por los participantes. Son una oportunidad para motivar a los empleados y permitirles aportar ideas para que participen y sientan que sus ideas son valoradas. Las reuniones que permiten a ciertos grupos e individuos la oportunidad de dominar la discusión son menos exitosas.

• QUE EL PONENTE LO TENGA CLARO

La función del representante o ponente es presentar la reunión y llevar a los participantes a través de las etapas establecidas por la agenda dentro del tiempo permitido.

CÓMO PARTICIPAR EN UNA REUNIÓN

El que organiza la reunión no es la única persona que tiene responsabilidades en ella. Los participantes juegan un papel clave para garantizar el éxito de una reunión.

Como hemos visto anteriormente, para participar en una reunión, los participantes deben leer la agenda y los documentos distribuidos por el responsable antes de la reunión. Un participante que llega a una reunión sin preparación pierde el tiempo de todos, ya que no podrá contribuir de manera adecuada y útil a la discusión.

La buena participación incluye la capacidad de seguir las reglas de etiqueta no escritas, particularmente cuando se trata de turnarse para hablar. Es particularmente inútil cuando alguien domina la discusión sin dejar que otras personas hablen. Algunos de los participantes pueden ser nuevos en un equipo en particular y sentirse abrumados e incapaces de contribuir en esta situación. Es igualmente inútil que alguien permanezca en silencio durante toda la reunión, especialmente cuando se buscan las opiniones de todos.

Lo habitual es turnarse para hablar y evitar discusiones paralelas cuando otros hablan. Las interrupciones pueden ocurrir en cualquier reunión, pero pueden ser confusas y, en algunos contextos culturales, verse como groseras, lo ideal sería prepararte antes de la reunión, escuchar y opinar respetando el turno.

Una muestra de educación que es muy respetada y bien vista es esperar que otras personas terminen su ponencia, es señal de respeto hacia los puntos de vista de otras personas.

Al participar en una reunión en un contexto cultural diferente, asegúrate de comprender el comportamiento aceptado, lo que quiero decir es que es importante informarte de la cultura, costumbres de las personas que formen la reunión a la que vas a asistir, es importante para no crear o tener mal entendidos.

REUNIONES TELEFÓNICAS O POR VIDEOCONFERENCIA

Ahora más que nunca, debido a la situación que estamos viviendo con la pandemia del Covid-19, nuestras reuniones son telefónicas o por videoconferencia.

Especialmente si trabajas con colegas y clientes ubicados en diferentes lugares de tu país o en el extranjero, es posible que hayas experimentado teleconferencias o reuniones virtuales, incluidas las familiares o con amigos.

REUNIONES TELEFÓNICAS

Las teleconferencias o reuniones por teléfono permiten tener más de dos participantes, cada vez asistimos a reuniones con más gente por este medio, son muy útiles y hay muchas aplicaciones que nos ayudan a que la llamada sea con mejor calidad.

En una llamada telefónica, además de ser fáciles de organizar, el desafío principal es que los participantes no pueden verse y no pueden detectar reacciones no verbales a lo que se dice. Esto hace que sea muy difícil seleccionar el momento más apropiado para hablar, lo que a menudo significa que puede haber interrupciones confusas. También es difícil compartir imágenes a través de este medio.

Por eso te recomiendo las videollamadas, que también te permiten que uno o dos participantes participen en una reunión en directo, por remoto y cara a cara. 

REUNIONES VIRTUALES O VIDEOLLAMADAS

Una reunión virtual se lleva a cabo en tiempo real en una sala en línea, a la que se puede acceder a través de una computadora o un dispositivo móvil, como una tableta o un teléfono inteligente.

Los tipos de actividad que puedes realizar en una reunión virtual dependen del software de conferencia web que hayas elegido para este propósito, esto puede incluir Skype, Hangouts de Google , Collaborate y Zoom . Algunas herramientas permiten que un número limitado de participantes se vean y usen un servicio de chat además de un micrófono, hasta puedes crear tu propia academia online y organizar reuniones en línea.

Otro tipo de software más sofisticado permite a los participantes navegar por Internet juntos y compartir y trabajar en colaboración en aplicaciones como documentos, diapositivas, hojas de cálculo y herramientas de diagrama. Las reuniones se pueden grabar y ver en una fecha posterior. También es posible dividir a los participantes en grupos y enviarlos a discutir diferentes temas en las salas de reuniones.

Los principales desafíos incluyen garantizar una conexión a Internet confiable y poseer la capacidad técnica suficiente. Otro desafío es la falta de señales visuales si se trabaja en un grupo grande. Los grupos pequeños de participantes pueden verse, pero los grupos más grandes y los grupos que comparten una pizarra no podrán. Al igual que con las reuniones telefónicas, esto tiene un impacto en la capacidad de las personas para seleccionar el momento más apropiado para hablar. No obstante, compartiendo unas normas básicas en cada reunión, como cerrar micro para escuchar al profesor o ponente al principio y abrir el micro cuando se requiera para poder participar en la reunión, pueden ayudar.

Las reuniones virtuales y telefónicas pueden ahorrar tiempo, pero no son una forma efectiva de construir relaciones entre personas ya que no se conocen. Esto se debe a la falta de señales visuales, pero también al hecho de que los participantes pierden la oportunidad de conocerse justo antes y después de la reunión y también en los descansos para tomar café. En estos tiempos de confinamiento es lo que nos toca. 

CÓMO MAXIMIZAR EL POTENCIAL DE TUS REUNIONES VIRTUALES

Anima a los participantes de tu videollamada a usar auriculares con micrófono para obtener la mejor calidad de sonido. Realiza una prueba de sonido con cada participante al comienzo de la reunión.

Cuando participe una gran cantidad de personas, podría valer la pena considerar pedirle a alguien que no participe directamente en la reunión que se ocupe de cualquier problema técnico, supervise el chat (si se utiliza un servicio de chat) y grabe la sesión, si corresponde y se acordó con los participantes.

Limita la duración de las reuniones virtuales a una hora. Una reunión más larga debe incluir un descanso. Ten en cuenta que los participantes pueden verse tentados a realizar múltiples tareas (revisar sus correos electrónicos o realizar otras actividades) y una reunión larga puede alentar esto.

Cuando participen varios participantes, establece reglas para tomar turnos. Si el software lo permite, solicite a los participantes que utilicen la función "levantar la mano" o poner un mensaje antes de hacer algún comentario. Esto, sin embargo, se ralentiza y reduce la espontaneidad de la interacción, aunque siempre puedes dejar las preguntas o sugerencias para el final.

Si diriges la reunión, sigue los mismos procedimientos que normalmente se usan en las reuniones cara a cara. Estos incluyen comenzar con una lectura completa de la agenda. Recuerda agenda, introducción, detalle, explicación, resumen de lo comentado, preguntas o sugerencias y despídete con tu tarjeta y datos de contacto por si a alguien no le dio tiempo preguntar o sugerir algo.

LA AGENDA

Es importante tener una agenda o guía para las reuniones, antes de escribir en ella, debes considerar seis aspectos de la reunión: el contexto, el propósito, los participantes, los recursos, los ponentes y tiempo asignado a la reunión.

Éstos son los puntos básicos que deben tener la agenda de la reunión:

• Dónde, cuándo, quién.

Informa a los participantes dónde, cuándo y quién se reunirá. Seleccionar participantes es importante, porque invitar a personas que no tienen interés en un tema en particular es una pérdida de tiempo, pero perder a una persona clave no lo motivará a apoyar acciones que se decidieron en su ausencia.

• Una breve declaración o resumen de los objetivos de la reunión.
• Un horario.

El horario debe, como mínimo, indicar los temas y el tiempo asignado a cada uno y la persona que presenta el tema. También puedes indicar el tipo de resultado, por ejemplo: información, decisión, discusión. El tiempo asignado para cada tema debe permitir presentaciones y discusiones o preguntas y respuestas, y debe ser acordado con los presentadores y / o partes interesadas.

Las empresas a menudo tienen formatos de agenda estándar. Si tienes que crear uno desde cero, utiliza una plantilla, disponible en línea o mediante un programa como Microsoft Word, como base. Esto te ahorrará tiempo.

Recuerda poner a disposición de los participantes todos los documentos relevantes presentados en la reunión después de la reunión. Los necesitarán para entregar los elementos de acción o para comunicar la información aprendida a sus equipos. Un email resumen es muy aconsejable donde puedes adjuntar una presentación, por ejemplo. Además, así proporcionarás los datos de la persona encargada de recoger los datos de la reunión y mantendrás el contacto.

CREA UN ACTA  O RESUMEN DE LA REUNIÓN MANTENIDA

Las actas son un registro de lo que se dijo y se hizo durante una reunión y qué compromisos asumieron los participantes. Además, documentan el logro del objetivo de la reunión y demuestran la capacidad del ponente o responsable para organizarlo.

Las actas no necesariamente registran todo lo que se dice en una reunión. Deben centrarse en la información que debe mantenerse en el registro y la información que es necesaria para implementar las decisiones tomadas. Si la reunión requiere aprobaciones, las actas deben registrar exactamente qué fue aprobado y quién lo aprobó. Si se decidieron las acciones, las actas deben indicar claramente quién asumió la responsabilidad de entregar las acciones y el plazo para su finalización.

Las actas deben emitirse inmediatamente después de la reunión, teniendo en cuenta la carga de trabajo y el enfoque requeridos por el responsable o mánager de la reunión, y verificar con el presidente o gerente de la empresa la precisión antes de distribuirlas.

A veces las actas o resumen de la reunión requieren una circulación más amplia que solo los participantes. Piensa en quién más podría verse afectado por la decisión tomada, o debería saber que la información se compartió. Recuerda cuanta mayor y mejor comunicación exista entre tus colegas y tu mejor irá todo.

Muchas empresas cuentan ya con informes de actas para reuniones. Si no es así, tienes plantillas disponibles como parte de los paquetes de software de Office y en línea. Puedes elegir y adaptar uno, o puedes encontrar que tomar notas en la agenda original es más práctico, elige la forma más ágil y útil para ti y para tu empresa.

En este artículo hemos visto algunas formas de mejorar la eficacia en las comunicaciones comerciales. Teniendo en cuenta tu audiencia, el contexto organizacional y multicultural de comunicación y los medios que utilizas para comunicarte.

Hemos visto cómo organizar una reunión exitosa, cómo actuar si eres el organizador o ponente y como participante, y escribir la agenda y las actas de las reuniones realizadas.

Espero que estas pinceladas sobre la comunicación empresarial, concretamente sobre cómo realizar una reunión te sean útiles y te permitan avanzar en tu aprendizaje. 

Referencias:  Hofstede, G. (1980) "Motivación, liderazgo y organización: ¿las teorías estadounidenses se aplican en el extranjero?", En Pugh, D.S. (ed) (2007) Teoría de la organización: lecturas clásicas seleccionadas, 5ª ed. London, Penguin Books, págs. 223-250.

Lengel, R. T. y Daft, R. L. (1988) "The Selection of Communication Media as an Executive Skill", The Academy of Management Executive, vol. 2, no. 3, págs. 225-232.