¿Qué es la comunicación empresarial?
¿Qué esperan las empresas de sus empleados?, ¿qué quieren y esperan de ellos con respecto a la comunicación? Fácil, que tengan la habilidad de comunicarse en persona, escrita y oralmente, con los colegas, los clientes, otras organizaciones, y el público en general.
Y nos preguntamos, ¿qué hace que la comunicación empresarial sea tan importante? Pues la respuesta es sencilla, la comunicación empresarial hace que las relaciones tanto con los propios colegas como con los socios sean efectivas, te ayuda a crear una mejor estrategia, contribuye a que surjan más proyectos innovadores, influye en las decisiones, y hace que tus propuestas sean mejor aceptadas. Además ayuda a los empleados en la mejora y manejo de las relaciones laborales con los clientes y a resolver conflictos con mayor efectividad.
La buena comunicación te ayuda a tener más oportunidades. Por eso, en este artículo, vamos a enseñarte cuáles son los principales puntos que debes saber para mejorar tu comunicación en cualquier situación, además de estrategias que te ayudarán a incrementar tu efectividad en diferentes áreas.
COMUNICACIÓN EMPRESARIAL
Nos comunicamos de diferentes formas a lo largo del día, hay muchas formas de hacerlo. La comunicación empresarial se define como la manera de interactuar hablada o escrita que se realiza entre la gente que forma la empresa y se clasifica en: comunicación interna y comunicación externa de la organización.
La comunicación interna tiene lugar dentro de las organizaciones, y fluye en diferentes direcciones, fluye hacia abajo ( hacia el staff), hacia arriba (hacia managers, dirección) y horizontalmente (entre manager-manager; staff-staff; etc.). El flujo de comunicación hacia abajo ocurre cuando la gerencia proporciona información, da instrucciones, solicita retroalimentación, y generalmente sirve de apoyo y motivación a los empleados. También fluye hacia arriba a medida que los empleados ofrecen comentarios e información, reportando sobre sus actividades y solicitando apoyo. Finalmente fluye horizontalmente a través de la organización para facilitar el intercambio de información entre departamentos y dando apoyo en la coordinación del trabajo realizado por equipos interdepartamentales.
La comunicación comercial o externa incluye interacciones entre organizaciones y el entorno externo. Por ejemplo, una organización puede comunicarse con miembros del público, como clientes actuales y potenciales, y con otras organizaciones, como proveedores, oficinas gubernamentales y los medios de comunicación.
La comunicación empresarial puede tomar la forma de interacción oral a través de conversaciones y reuniones, ya sea en persona, en línea o por teléfono. También se puede llevar a cabo a través de documentos escritos, como correos electrónicos, materiales de marketing, publicaciones en sitios web y redes sociales, blogs, informes y propuestas.
Es muy probable que participes en algún tipo de comunicación comercial todos los días.
Yo misma trabajo como consultora de negocios y asesora de capacitación en idiomas, la comunicación es una parte fundamental de mi trabajo, primero necesito escuchar y comprender las necesidades de mis clientes o colegas para luego poder ofrecerles la mejor solución a sus necesidades.
Es obvio que la comunicación en el lugar de trabajo debe ser muy activa y fluida, he tenido la oportunidad de trabajar en diferentes entornos y sectores empresariales y en la mayoría de las empresas o sectores esto es difícil, porque cada sector tiene su propia jerga, su forma de comunicarse dentro de los departamentos,entorno.... Este aspecto de la comunicación interna en una empresa o sector es genial, cuando se familiariza uno con ellos, pero difícil al principio. Mi consejo, escucha, asiste y aprende lo más posible, en el menor tiempo posible y no te avergüences de preguntarle al resto de colegas, ya que todos ellos, en algún momento, también fueron principiantes.
PRINCIPIOS CLAVE EN LA COMUNICACIÓN EMPRESARIAL
Toda forma de comunicación requiere interactuar con otra persona o grupo de personas para transmitir un mensaje.
Ayuda imaginar la comunicación como un intercambio de mensajes entre un emisor y un receptor a través de un medio o canal de comunicación. Todos conocemos el ciclo de comunicación donde los jugadores clave para transmitir un mensaje son el emisor y el receptor, pero intervienen muchos más aspectos.
El emisor codifica un mensaje a través de sonidos, palabras escritas, imágenes, vídeos, lenguaje hablado o lenguaje corporal, como los gestos, expresiones faciales y tono de voz. El mensaje luego llega al receptor, la audiencia, que decodifica y puede decidir responder o no.
Sin embargo, esta transmisión de mensajes no siempre es sencilla, mientras el receptor escucha o ve el mensaje, una serie de problemas que actúan como "ruido" pueden limitar su capacidad de comprenderlo o asimilarlo. Estos problemas incluyen la forma en que se expresa el mensaje, los problemas con la tecnología utilizada, la incapacidad del receptor para procesar el mensaje y la falta de puntos en común (por ejemplo, factores culturales como valores, creencias e idioma) entre el remitente y el receptor. En algunos casos, cuando no se comparte un trasfondo común, las personas involucradas deben trabajar duro para construir un entendimiento mutuo y, por lo tanto, intercambiar varios mensajes o usar una variedad de medios diferentes.
PRINCIPIOS CLAVE DE LA COMUNICACIÓN EMPRESARIAL
Los siguientes principios clave de la comunicación empresarial te ayudarán a transmitir un mensaje a tu receptor:
Comprende a tu audiencia
Es importante comprender y estar al tanto de tu audiencia, las personas con las que te comunicas. Debes adaptar el contenido y el modo de comunicación a las características de la audiencia. Estas incluyen sus intereses y creencias, antecedentes, roles y personalidades. En el caso de las empresas y organizaciones debes analizar el sector, los productos y hasta su competencia. Es importante realizar una investigación a fondo para comprender sus necesidades. Asumir que compartirán tus puntos de vista y tus conocimientos previos puede conducir a malentendidos, por lo tanto, es importante prepararse a fondo antes de comunicarse con las personas que acabas de conocer y que pueden ser de un contexto diferente. Esto te ayudará no solo a lograr tu objetivo actual, sino también a construir o mejorar tus relaciones comerciales.
Lucha por la claridad
Para ser efectivo, tu mensaje debe ser claro. Es por eso que hay que seguir una forma estándar de escribir un informe, organizar una reunión o dar una presentación. Seguir las reglas gramaticales y la terminología estándar, o incluso las del sector de la empresa, también ayudan a producir un mensaje claro para tu audiencia.
Comprende el contexto de tu comunicación
Al comunicarte con fines comerciales, debes conocer la cultura de tu organización y la de cada departamento u organización externa con la que te comunicas. Tener en cuenta el contexto multicultural más amplio de tu audiencia también es esencial. Sin esta comprensión, no podrás establecer un terreno común ni un entendimiento mutuo.
Ten un propósito claro en mente
La razón principal para comunicarse en un contexto empresarial es lograr un propósito específico. Es importante saber qué quiere escuchar tu audiencia y tienes que hacerlo de una forma en la que te comprendan y puedas explicar tu propósito.
En algunos casos, el objetivo principal es construir una buena relación a largo plazo con un colega o socio comercial. Sea cual sea tu propósito, si lo tienes claro desde el principio , lograrás tu objetivo.
Selecciona el medio más apropiado
La comunicación puede llevarse a cabo a través de una variedad de medios, reuniones, correos electrónicos, llamadas telefónicas, informes... Para que esto sea efectivo, debes seleccionar los medios que sean más apropiados para tu propósito y contexto.
Vamos a ver cómo podemos convertirnos en un comunicador comercial efectivo.
La comunicación efectiva es crucial para el éxito de una organización. La comunicación tiene lugar cuando una persona transfiere datos y comprensión a las necesidades de otra persona.
COMPRENDIENDO A TU AUDIENCIA
Cada organización está involucrada en la comunicación empresarial con personas, grupos u otras organizaciones que forman parte de su contexto.
Si estás trabajando, tendrás experiencia en comunicarte internamente con los colegas. Es posible que hayas tratado con otras organizaciones que participen en lo que se llama comunicación entre empresas (b2b). También puedes estar familiarizado con la comunicación de empresa a cliente (b2c) y tener experiencia en esto también.
Las personas, grupos y organizaciones con las que trabajas y se comunican en una empresa se llaman partes interesadas porque tienen una participación en la organización. Por ejemplo, los clientes de una organización están interesados en sus bienes y servicios y en la capacidad de garantizar la calidad y la relación calidad-precio. Dentro de la organización, el departamento de ventas estará interesado en aumentar las ventas, y el departamento de finanzas se enfocará en administrar y monitorear los recursos financieros de la compañía.
Las partes interesadas de una organización tienen diferentes roles, así como diferentes niveles de acceso a la información, lo que afecta a su capacidad de ejercer poder e influencia. Por ejemplo, en muchas organizaciones los empleados tienen que informar a los gerentes de línea que, a su vez, tienen más poder para tomar decisiones y acceder a los recursos. Fuera de la organización, los clientes tienen el poder de elegir dónde comprar productos y servicios y pueden ser influenciados por los competidores, los medios y los grupos de presión.
Estas partes interesadas son parte del entorno interno y externo de una organización.
ADAPTA EL LENGUAJE A TU AUDIENCIA
Cualquier área de la actividad humana tiene su vocabulario técnico asociado, que es entendido por las personas que participan regularmente en esa actividad, pero puede no ser claro para las personas ajenas a esta, como os comenté antes.
Por ejemplo, si eres fanático del tenis, comprenderás términos como "Game", "Bola de break" y "Drive", pero estas palabras para otros sonarán a "chino".
Del mismo modo, es bastante común que cada profesión y área de negocios utilice terminología técnica específica, su propia "jerga". Esto facilitará la comunicación dentro de un departamento u organización específicos, pero puede causar malentendidos cuando personas de otros orígenes estén involucradas.
Cuando te comuniques con audiencias externas de tu campo de trabajo o departamentos, evita la terminología técnica y las siglas, y proporciona explicaciones claras.
Conoce tu cultura organizacional
Cada organización tiene su propia cultura; es decir, sus propias creencias y suposiciones que son la base de sus objetivos, estrategias y estructura empresarial.
Parte de la cultura de una organización es la forma en que sus empleados se comunican entre sí y con las partes interesadas externas (clientes, Partner, socios, gobierno, etc..). Con qué frecuencia las personas se comunican y a través de qué medios, afecta a las conversaciones que se siguen. Los niveles de formalidad también pueden variar.
Si has trabajado en una organización durante mucho tiempo, estarás muy familiarizado con su cultura y la forma en que las personas se comunican. Sin embargo, si has comenzado a trabajar para una nueva organización, un departamento o socio comercial diferente, o has experimentado un cambio organizacional, habrás experimentado muchas diferencias y puedes haber sentido la necesidad de adaptar tu estilo de comunicación para adaptarte a cada audiencia nueva.
CONTEXTO MULTINACIONAL Y MULTICULTURAL
La globalización ha acercado a personas de diferentes orígenes culturales y esto debe tenerse en cuenta en los entornos comerciales multiculturales de hoy.
Si bien la diversidad cultural da acceso a muchas perspectivas diferentes, a menudo, alimenta la creatividad y la innovación, conlleva desafíos que incluyen el riesgo de falta de comunicación, prejuicios y conflictos. Desarrollar una conciencia de las diferentes dimensiones culturales es una posible solución a estos problemas y ha sido el foco de mucha investigación, como los influyentes estudios realizados por Geert Hofstede.
Entre 1967 y 1973, Geert Hofstede realizó dos encuestas a gran escala 117.000 empleados que trabajan para IBM, la corporación multinacional de tecnología. Utilizando los resultados de encuestas realizadas en 66 países durante varios años, Hofstede y su equipo obtuvieron una puntuación máxima de 100 para cada país, a lo largo de dimensiones culturales particulares. Hofstede descubrió que había diferencias visibles entre las perspectivas y los comportamientos de las diferentes naciones a lo largo de seis dimensiones principales que surgieron de los datos de la encuesta.
El marco Hofstede se puede utilizar para describir una sociedad e identificar las implicaciones para la cultura organizacional de las empresas que operan dentro de ella. Esto, a su vez, puede darte pistas de la forma en que se comunican.
Las dimensiones identificadas por la investigación de Hofstede son:
• El índice de distancia de poder mide la relación cultural con la autoridad. En un país que obtiene una puntuación alta en esta dimensión, las personas generalmente no cuestionan las cifras de autoridad, ya sea un padre, maestro o gerente de línea. Es menos probable que las personas esperen ser consultadas sobre las decisiones que les afectan que los ciudadanos de un país con una puntuación baja.
• El índice de evitación de incertidumbre mide el grado en que una sociedad se siente amenazada por la incertidumbre o la ambigüedad. Una nación que obtiene una puntuación alta en esta dimensión cree en verdades absolutas y es intolerante con las ideas o comportamientos "desviados". Tiene horarios estrictos y establece reglas formales. Sin embargo, el apego a estas reglas, según Hofstede (1994), es emocional, lo que significa que no se respetan necesariamente en la práctica. Las sociedades que tienen puntuaciones bajas en esta dimensión son más tolerantes a situaciones inciertas y valoran virtudes como la originalidad.
• La dimensión Masculinidad / Feminidad trata de descubrir hasta qué punto los valores dominantes en la sociedad son "masculinos" o "femeninos". La masculinidad, en el marco de Hofstede, abarca la asertividad, el materialismo y el anhelo de reconocimiento. En una sociedad así, las reuniones se consideran una oportunidad de autoafirmación más que de toma de decisiones. Por el contrario, las sociedades femeninas valoran la colaboración y la seguridad.
• La dimensión del individualismo intenta medir el grado en que la sociedad valora al individuo. En las naciones con puntuaciones altas en esta dimensión, se espera que las personas cuiden y se responsabilicen de sí mismas. Tienden a pensar en términos de "yo" en lugar de "nosotros". Hablar de tu mente es visto como un signo de honestidad y una virtud. Los transgresores a menudo sienten culpa. Por el contrario, en las sociedades colectivistas, la lealtad recae en el grupo y no en la persona y su familia inmediata. Es importante preservar la armonía y los sentimientos se comunican indirectamente. Los transgresores a menudo sienten vergüenza.
• La dimensión Indulgencia versus Restricción mide el grado en que una cultura permite a las personas satisfacer sus necesidades y deseos básicos. Una sociedad puede buscar la satisfacción fácil de sus propios deseos e impulsos, o puede suprimirlos imponiendo reglas y regulaciones.
• La dimensión Orientación a largo plazo versus Orientación a corto plazo mide el grado en que una cultura se enfoca en el pasado, presente y futuro. Una sociedad obtiene una puntuación alta en esta dimensión si se enfrenta a desafíos presentes y futuros, al tiempo que mantiene vínculos con el pasado. Esta sociedad mira favorablemente la innovación y el cambio. En contraste, una puntuación baja es típica de sociedades que valoran altamente la tradición y las normas bien probadas, y están menos interesadas en cambiar.
Explorando las dimensiones culturales de tu país
Explora y compara las dimensiones culturales por ti mismo en el siguiente enlace del Hofstede Centre Countries tool.
El Centro Hofstede ha desarrollado una herramienta para identificar las dimensiones culturales de un país y una forma de compararlas con otros países.
Puedes elegir dos o tres países con los que estés familiarizado. Estos pueden ser tu país de origen, un país donde has vivido o uno donde has hecho negocios. Generas una tabla e informe utilizando la herramienta Países del Centro Hofstede.
Explora y compara las dimensiones culturales por ti mismo en el siguiente enlace del Hofstede Centre Countries tool.
Es muy interesante comparar los datos de cada país y el informe que se genera al comparar dos países, te recomiendo que le eches un vistazo.
¿Hasta qué punto aceptas que las categorizaciones son confiables y útiles?
¿Cuáles son las implicaciones para la comunicación empresarial?
Prepara una respuesta breve a estas preguntas y publícala en la discusión a continuación. Lee algunas de las respuestas dadas por otros lectores, son muy interesantes....
Espero haberte ayudado a entender el significado e importancia de la comunicación efectiva en las empresas con esta breve introducción.
Si te ha gustado no te pierdas mi siguiente post. Gracias.